Rôle de l’ambassade
L’ambassadeur tel le maire d’une commune de France, est investi, dans sa circonscription consulaire à l’étranger, des fonctions d’officier de l’état civil.
La circonscription consulaire recouvre l’ensemble du territoire de la Finlande.
La section consulaire de l’ambassade tient les registres d’état civil. L’officier de l’état civil dresse directement les actes relatifs à des évènements d’état civil survenus dans sa circonscription consulaire (reconnaissance, naissance, et décès). Si l’acte a été établi par l’autorité locale, il pourra en transcrire le contenu sur ses registres consulaires, à votre demande et vous délivrera des copies de l’acte transcrit.
Comment obtenir la délivrance d’actes d’état civil
• Pour obtenir une copie intégrale ou un extrait d’acte de l’état civil, vous pouvez remplir un formulaire de demande en ligne, qui constitue le moyen le plus rapide. La copie ou l’extrait de l’acte demandé vous sera envoyé par courrier postal à l’adresse que vous aurez indiquée dans le formulaire.
• Vous pouvez également effectuer cette demande auprès de l’ambassade qui a établi l’acte.
Les demandes d’actes d’état civil aux fins de RECHERCHES GENEALOGIQUES, qu’elles soient professionnelles ou privées, ne peuvent pas être effectuées au moyen du formulaire en ligne sur Internet mais EXCLUSIVEMENT PAR VOIE POSTALE à l’adresse suivante :
Ministère des affaires étrangères - Service central d’Etat civil – Généalogie -
11, rue de la Maison Blanche -
44941 NANTES Cedex 09.
Rappel : pour être traitée, la demande devra être accompagnée impérativement d’une copie de l’autorisation du procureur de la République ou du mandat du notaire chargé d’une succession.
Déclaration d’une naissance
Pour enregistrer la naissance de votre enfant à l’état civil français, il vous appartient de vous présenter à l’officier de l’état civil de cette ambassade dans un délai de 30 jours à partir du jour de la naissance. Comme en France, vous déclarerez vous-même la naissance de l’enfant en produisant les pièces suivantes :
• une attestation d’accouchement, qui indique le lieu, le jour et l’heure de la naissance, le sexe de l’enfant ainsi que l’identité de la mère. Ce document vous est délivré par la maternité
• pour le parent de nationalité française, une copie intégrale de son acte de naissance, à demander, pour les personnes nées en France, auprès de la mairie du lieu de naissance ou par internet sur www.acte-naissance.fr
• pour le parent étranger né en Finlande :
o un extrait du registre de la population (väestörekisteri) apostillé, délivré par le Maistraatti
• pour le parent étranger né dans un autre pays que la France ou la Finlande, une copie intégrale de son acte de naissance avec une traduction en français
• une preuve de la nationalité française du ou des parents (carte nationale d’identité française, certificat de nationalité française…)
• un document d’identité indiquant la nationalité du parent étranger
• votre livret de famille, si vous en possédez un
Transcription d’un acte de naissance
Le(s) parent(s) français peut(vent) solliciter la transcription de l’acte de naissance enregistré par les autorités finlandaises soit en déposant une demande auprès de la section consulaire de l’ambassade, soit par courrier. A l’appui de cette demande, vous produirez les pièces suivantes :
• Une demande écrite de transcription de l’acte de naissance
o un extrait du registre de la population (väestörekisteri) apostillé, en anglais ou en français délivré par le Maistraatti
• pour le parent de nationalité française, une copie intégrale de son acte de naissance
• pour le parent étranger né en Finlande :
o un extrait du registre de la population (väestörekisteri) apostillé, en français ou en anglais délivré par le Maistraatti
• pour le parent étranger né dans un autre pays que la France ou la Finlande, une copie intégrale de son acte de naissance avec une traduction en français
• une preuve de la nationalité française du ou des parents (carte nationale d’identité française, certificat de nationalité française…)
• un document d’identité indiquant la nationalité du parent étranger • votre livret de famille, si vous en possédez un
• une enveloppe format C5 à votre adresse, affranchie en recommandée pour 100g.
• le cas échéant, une copie de la reconnaissance paternelle ou confirmation de paternité indiquant la date et le lieu de la reconnaissance. Ce document, enregistré par le Maistraatti est nécessaire si vous n’êtes pas mariés. Cependant, une reconnaissance peut également être souscrite et enregistrée par l’officier de l’état civil, à l’ambassade (voir plus loin).
A partir de la date du dépôt d’un dossier complet de demande de transcription, un délai minimum de 3 semaines est nécessaire pour procéder à cette formalité et permettre la délivrance de copies de l’acte de naissance.
Reconnaissance d’un enfant né hors mariage
Si votre enfant est né hors mariage, renseignez-vous auprès de nos services pour déterminer si une reconnaissance par le père doit être souscrite en sa faveur.
La reconnaissance peut être souscrite par les parents ou l’un d’entre eux avant ou après la naissance de l’enfant auprès d’un officier d’état civil local ou français (mairie ou ambassade/consulat).
Les documents à fournir pour une reconnaissance sont : • pour le parent de nationalité française, une copie intégrale de son acte de naissance
• pour le parent étranger né en Finlande :
o un extrait du registre de la population (väestörekisteri) apostillé, en français ou en anglais délivré par le Maistraatti
• pour le parent étranger né dans un autre pays que la France ou la Finlande, une copie intégrale de son acte de naissance avec une traduction en français
• une preuve de la nationalité française du ou des parents (carte nationale d’identité française, certificat de nationalité française…)
• un document d’identité indiquant la nationalité du parent étranger
• une preuve d’adresse récente du père
• si l’enfant est né, une copie intégrale de son acte de naissance français (transcription).
Choix du nom de famille de l’enfant
Les parents peuvent choisir le nom de famille de leur premier enfant, lorsque la filiation est établie à leur égard au plus tard le jour de la déclaration de sa naissance ou par la suite mais simultanément. Ils peuvent alors choisir, soit le nom du père, soit le nom de la mère, soit leurs deux noms accolés dans l’ordre choisi par eux.
Les parents peuvent effectuer une déclaration de choix de nom lors de la demande de transcription d’acte de naissance, au plus tard dans les trois ans de la naissance de l’enfant.
En l’absence de déclaration conjointe de choix de nom, l’enfant prend : • le nom de son père si la filiation à l’égard des père et mère est établie simultanément
• le nom du parent à l’égard duquel sa filiation est établie en premier lieu.
Le nom choisi pour votre premier enfant sera attribué systématiquement à vos autres enfants communs dont les filiations auront été établies au plus tard le jour de leur déclaration de naissance.
Délivrance des copies d’acte
Par la suite, vous pourrez vous adresser :
• au service central d’état civil
• ou à la section consulaire pour obtenir des copies et (ou) des extraits de l’acte de naissance de votre (vos) enfant(s)
Le livret de famille
Après enregistrement de sa naissance, l’officier de l’état civil inscrira votre enfant dans votre livret de famille. S’il s’agit d’un premier enfant né hors mariage, un livret de famille sur lequel aura été inscrit votre enfant, vous sera remis.
MARIAGE DEVANT LES AUTORITÉS FINLANDAISES
La compétence des autorités locales pour célébrer un mariage Les autorités finlandaises sont compétentes pour célébrer tous les mariages en Finlande, quelle que soit la nationalité des époux.
La publication des bans
La publication des bans est une formalité obligatoire. La section consulaire de l’ambassade procède à la publication des bans dans ses locaux et, si l’un des futurs époux réside en France, à la mairie de son domicile. Après 10 jours d’affichage et, le cas échéant, après réception du certificat de non-opposition envoyé par la mairie française, il vous sera délivré un certificat de capacité à mariage que vous remettrez aux autorités locales.
Ce certificat permet aux autorités locales de vérifier la capacité matrimoniale du conjoint français et facilite, par la suite, les formalités de transcription de l’acte de mariage étranger sur les registres consulaires français.
Constitution d’un dossier en vue de la délivrance d’un certificat de capacité à mariage Pièces à fournir :
• une preuve de votre nationalité (carte nationale d’identité française, certificat de nationalité française…)
• une copie intégrale de votre acte de naissance datant de moins de 3 mois , à demander, pour les personnes nées en France, auprès de la mairie du lieu de naissance ou par internet sur www.acte-naissance.fr
Pour les personnes nées à l’étranger, la demande s’effectue auprès du
Ministère des affaires étrangères,
Service Central d’Etat Civil,
11 rue de la Maison Blanche
44941 NANTES CEDEX 9, ou par internet :
Demande d’acte d’état civil
• si vous êtes divorcé(e) et que la mention de ce divorce n’a pas été apposée sur votre acte de naissance, une copie du jugement de divorce avec traduction en français,
• en cas de veuvage, une copie intégrale de l’acte de décès du conjoint avec traduction en français,
• le questionnaire, dûment rempli et signé par chacun des futurs époux
• si vous êtes domicilié(e) en Finlande, un extrait du registre de la population. Une autre preuve de domicile si vous êtes domicilié(e) hors de Finlande
• si vous avez l’intention de faire précéder votre mariage d’un contrat, un certificat du notaire en France qui a établi le contrat ou une copie certifiée du contrat tel qu’il a été enregistré par un tribunal finlandais (avec la date et le numéro d’enregistrement). Il est important que celui-ci soit établi avant la date de votre mariage
• une enveloppe format C5 à votre adresse, affranchie en recommandée pour 100g, afin de recevoir votre certificat de capacité à mariage
Pièces à fournir par le futur conjoint étranger
• un acte de naissance (datant de moins de 3 mois) :
o si vous êtes né(e) en Finlande, un extrait du registre de la population (väestörekisteri) apostillé, en français ou en anglais délivré par le Maistraatti
o si vous êtes né(e) hors de Finlande : copie de l’acte de naissance certifiée conforme, dûment traduite en français et légalisée
• une photocopie de votre passeport
• si vous avez fait un changement de votre nom de famille depuis votre naissance, joindre le document indiquant la date et le lieu de ce changement
• si vous êtes divorcé(e) une copie de votre jugement de divorce accompagné d’une traduction en français
La célébration du mariage par les autorités finlandaises
Les futurs époux doivent se renseigner directement auprès des autorités finlandaises pour connaître la procédure.
La transcription de l’acte de mariage sur les registres consulaires français
Une fois le mariage célébré, le conjoint français peut solliciter la transcription de son acte de mariage sur les registres consulaires français soit en déposant une demande auprès de la section consulaire de l’ambassade, soit par courrier. A l’appui de cette demande, il convient de produire les pièces suivantes :
• demande de transcription de l’acte de mariage finlandais à signer par le ou les époux français
• une copie du certificat de mariage, en français ou en anglais, apostillé, remis aux conjoints par le célébrant lors de la cérémonie
• une enveloppe format C5 à votre adresse, affranchie en recommandée pour 100g afin de recevoir votre livret de famille et une copie de votre acte de mariage transcrit
• si vous avez établi un contrat de mariage, le certificat établi par le notaire en France ou une copie certifiée du contrat tel qu’il a été enregistré par le tribunal finlandais (avec la date et le numéro d’enregistrement). Ce contrat de mariage doit être signé et enregistré avant la date de votre mariage.
En outre, si ces pièces n’ont pas déjà été produites lors des formalités de publication des bans, le(s) conjoint(s) français devront fournir :
• une preuve de nationalité française (carte nationale d’identité française, certificat de nationalité française…)
• une copie intégrale d’acte de naissance datant de moins de 3 mois, à jour, à demander, pour les personnes nées en France, auprès de la mairie du lieu de naissance ou par internet sur www.acte-naissance.fr
Pour les personnes nées à l’étranger, la demande s’effectue auprès du
Ministère des affaires étrangères,
Service Central d’Etat Civil,
11 rue de la Maison Blanche
44941 NANTES CEDEX 9, ou par internet :
Demande d’acte d’état civil
• en cas de divorce, copie du jugement de divorce avec traduction en français, à moins que la mention de ce divorce ait été apposée sur l’acte de naissance
• en cas de veuvage, une copie intégrale de l’acte de décès du conjoint avec traduction en français
De même, le conjoint étranger devra fournir :
• un acte de naissance (datant de moins de 3 mois) :
o s’il est né en Finlande : un extrait du registre de la population (väestörekisteri) apostillé, en français ou en anglais délivré par le Maistraatti
o s’il est né hors de Finlande : copie de l’acte de naissance certifiée conforme, dûment traduite en français et légalisée
• en cas de divorce, copie du jugement de divorce accompagnée d’une traduction en français.
• en cas de veuvage, une copie intégrale de l’acte de décès du conjoint avec traduction en français
• une photocopie du passeport
A partir de la date du dépôt d’un dossier complet de demande de transcription, un délai minimum de 3 semaines est nécessaire pour procéder à cette formalité et permettre la délivrance d’un livret de famille et de copies de l’acte de mariage transcrit.
Pour en savoir plus : France Diplomatie
Copies et extraits de votre acte de mariage
Par la suite, vous pourrez vous adresser • au service central d’état civil
• à la section consulaire pour obtenir des copies et (ou) des extraits de l’acte de mariage transcrit ________________________________________
LE CONTRAT DE MARIAGE
Le contrat de mariage doit obligatoirement être établi avant le mariage soit par un notaire en France, soit par l’autorité locale compétente (les tribunaux en Finlande). Une copie de ce contrat doit être remise à l’officier de l’état civil au moment de la demande de transcription.
Si vous avez divorcé en Finlande, il est fortement conseillé de demander la mise à jour de vos actes de l’état civil français par la mention de votre divorce.
Cette mise à jour peut être effectuée directement par l’officier de l’état civil du lieu de votre mariage (et/ou du lieu de votre naissance) en application du règlement du Conseil de l’Union Européenne du 27 novembre 2003, qui prévoit la reconnaissance des décisions en matière matrimoniale rendues dans les pays membres de l’Union Européenne, à l’exception du Danemark.
Si vous avez engagé une procédure de divorce en Finlande après le 1er mars 2001, vous pouvez, dès que le jugement est rendu, demander la mise à jour de vos actes de naissance et de mariage par la mention de votre divorce en constituant un dossier comprenant :
• une demande de mise à jour d’actes de l’état civil écrite, datée et signée par le requérant. Si le mariage a été célébré à l’étranger et si l’acte de mariage n’est pas conservé par une autorité française, l’intéressé devra préciser qu’il sollicite la mise à jour de son acte de naissance.
• une copie intégrale de la décision ou de l’acte étranger en original ou en copie certifiée conforme indiquant le caractère définitif de la décision.
• la copie intégrale des actes d’état civil français qui doivent être mis à jour, éventuellement, à demander, pour les personnes nées en France, auprès de la mairie du lieu de naissance ou par internet sur www.acte-naissance.fr
• la traduction, par un traducteur expert, des pièces établies en langue étrangère.
Déclaration de décès
L’officier de l’état civil consulaire est compétent pour dresser un acte de décès sur la déclaration d’un parent du défunt ou une personne possédant sur l’état civil de celui-ci les plus exacts et les plus complets possible. Il n’existe aucune restriction quant au délai pour enregistrer une déclaration de décès.
Les pièces exigées par l’officier de l’état civil sont :
• La preuve de la nationalité française du défunt : carte nationale d’identité ou certificat de nationalité française ou acte de naissance français (d’autres documents peuvent être demandés)
• Le certificat de décès
• Éventuellement, le livret de famille du défunt
Transcription d’un acte de décès
La transcription de l’acte de décès local d’un Français survenu en Finlande, peut être demandée par correspondance. Elle peut intervenir à tout moment puisque aucun délai n’est fixé pour cette formalité.
En vue de la transcription de cet acte, vous devez joindre à votre demande :
• Une demande de transcription écrite et signée
• L’acte de décès que vous pouvez obtenir auprès du Maistraatti
• La preuve de la nationalité française de la personne défunte : carte nationale d’identité ou acte de naissance français (d’autres documents peuvent vous être demandés)
• Éventuellement, le livret de famille du défunt
Délivrance de copies intégrales de l’acte de décès
Ces copies vous seront adressées dans un délai de 2 semaines. Par la suite, vous pourrez vous adresser au service central d’état civil pour obtenir des copies et des extraits de l’acte de décès ou auprès de ce consulat.
La transcription d’un acte de décès d’un ressortissant étranger dont le conjoint est français
Il est possible de transcrire l’acte de décès d’un ressortissant étranger dont le conjoint est français. Cette transcription est effectuée par l’officier de l’état civil consulaire afin de mettre à jour le livret de famille.
Pour en savoir plus
• Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez joindre la section consulaire de l’ambassade de France en Finlande.
